U bent hier

Privacy policy

De Protestantse Samen op Weg gemeente te Kudelstaart (verder: SOW-gemeente) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy (privacy verklaring) willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Voor de Protestantse Kerk in Nederland (PKN) en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.  Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten
De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeente en haar diaconie bezitten rechtspersoonlijkheid, ook hier in Kudelstaart.

Wij doen er als lokale SOW-gemeente in Kudelstaart alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De SOW-gemeente houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  

Dit brengt met zich dat wij in ieder geval:  
. Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;

. Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;  

. Vooraf vragen om uw toestemming als wij deze conform de privacywet nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;  

. Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

. Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

. Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wijzen en deze respecteren.  

Indien u vragen hebt over onze Privacy Policy dan kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit document.   

Binnen onze organisatie:
. Moet er een “functionaris voor de gegevensbescherming (FG)” benoemd worden. Iemand van de kerkenraad en in ons geval de voorzitter van het College van Kerkrentmeesters.

. Moeten alle vrijwilligers die met de persoonsgegevens in aanraking komen, een “geheimhoudingsverklaring” tekenen. De ambtsdragers en pastorale medewerkers hebben bij uw bevestiging al ingestemd met een geheimhoudingsverklaring.  

Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door de SOW-gemeente verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 
. Administratieve doeleinden, zoals inzamelingacties en facturatie van de giften van de SOW-gemeente;

. Communicatie over SOW-gemeente gerelateerde onderwerpen;

. Verzenden van nieuwsbrieven: 
Er worden in de nieuwsbrief gegevens van zieke personen vermeld, t.w.: naam en voornamen c.q. voorletters;  adres, adres ziekenhuis of verzorgingshuis. Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene;

. Samen op Wegwijzer
Er wordt een gemeentegids uitgegeven waarin, een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen. De gemeente gids is alleen voor de leden toegankelijk en te verkrijgen en bevat: naam en voornamen c.q. voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer;

. Deelname aan kerkdiensten en activiteiten van kerk:
Tijdens een kerkdienst en andere kerkelijke activiteiten worden in de afkondigingen en in het gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. De kerkdienst is publiekelijk te volgen qua geluid via een CD-rom voor leden of via onze website met de audio opnames van kerkdiensten of kerkelijke activiteiten. De gemeente noemt: de naam en voornamen met enkele gegevens rondom ziekte en gezondheid, er worden derhalve geen adressen en telefoonnummers genoemd. Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene;

. Website en facebook van de gemeente:
Op onze website staan audio opnames van de kerkdiensten. Deze zijn voor bezoekers te beluisteren. Ook staan op onze website en/of facebook audio en video opnames/foto’s van andere kerkelijke activiteiten van de gemeente. Deze zijn voor bezoekers van de site te beluisteren of te zien. Zoals in de vorige alinea is vermeld worden in de dienst alleen met toestemming namen en bijzonderheden omtrent personen genoemd.
Dit om naar buiten een indruk te geven van de activiteiten van onze gemeente, worden foto’s of videobeelden op de website en op facebook geplaatst. Daarbij kunnen onderschriften worden vermeld met namen van deelnemers en een omschrijving van de activiteit, tenzij betrokkenen daar bezwaar tegen hebben gemaakt.

Persoonsgegevens:
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de SOW-gemeente de volgende persoonsgegevens van u vastleggen:  Voornamen; Tussenvoegsel; Achternaam; Geslacht; Adres; Geboortedatum; Telefoonnummer(s); E-mailadres; Gezinssamenstelling met soort relatie:  IBAN nummer.

Alsmede de volgende kerkelijke gegevens voor de contacten met de leden:  
. Doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;  
. Belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;  
. Kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden; 
.Kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;  
. Datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;  
. Gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente: 
. Datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,  
. Datum van overlijden,  
. Datum van vertrek naar het buitenland;
. Datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,  
. Datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,  
. Datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;  
. Datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9; 
. De aard van de verbondenheid met de gemeente, onder vermelding van de gemeente waartoe betrokkene behoort.

Grondslag:  De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en/of; ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap aan onze kerkelijke gemeente.

Uw persoonsgegevens en kerkelijke gegevens worden door de SOW-gemeente gedurende het lidmaatschap opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en). Het bewaren van ledeninformatie na het opzeggen van het lidmaatschap heeft als doel: historie ledenverloop SOW-gemeente.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van producten en/of diensten van derden voor: 
. het verzorgen van de ledenadministratie; 
. het verzorgen van de financiële administratie; 
. het verzenden van de nieuwsbrief per email; 
. het verzenden van documenten per gewone post; 
. het betalen of verrekenen van de giften/gemaakte onkosten; 
. het verlenen van toegang tot het besloten gedeelte van de SOW-website.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven geen persoonsgegevens door aan partijen waarmee wij die afspraken niet hebben, tenzij de wet ons tot het verstrekken van die gegevens verplicht, dan wel indien het verstrekken van die gegevens wettelijk is toegestaan. Voorts kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.   

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd Mailchimp (voor verzending van de nieuwsbrief) en Google (Analytics), beide gevestigd in de Verenigde Staten. Zowel Mailchimp als Google zijn gecertificeerd voor het EU-US Privacy Shield (zie: https://www.privacyshield.gov/list).

Bewaartermijn
De SOW-gemeente bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.   

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:  

.  Alle personen die namens de SOW-gemeente van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen;

. Onze IT-middelen zijn up-to-date beveiligd;

. Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

. We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

. Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.   

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.   

Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op.   

Contactgegevens zijn: 
Scriba:Protestantse Samen op Weg gemeente Kudelstaart

E-mail adres:scriba@sow-kudelstaart.nl

Postadres: Mevr. A. Maat, Achterweg 59, 1424 PP, De Kwakel

Website: www.sow-kudelstaart.nl